Welches Papier für Arbeitszeugnisse?

Das Arbeitszeugnis ist für Mitarbeitende, welche das Unternehmen verlassen, ein wichtiges Dokument und wird daher oftmals jahrelang aufbewahrt. Aus diesen Gründen ist bei der Papierqualität für das Arbeitszeugnis auf folgende Qualitätskriterien zu achten:

• Das Papier für das Arbeitszeugnis sollte nach DIN 6738 alterungsbeständig sein.

• Um die Wichtigkeit des Dokuments zu unterstreichen, sollte das Arbeitszeugnispapier eine etwas höhere Grammatur als herkömmliches Brief- oder Kopierpapier haben, also mindestens 90 g/m² wiegen.

• Für einen gestochen scharfen S/W-Textdruck, der lange lesbar ist, sollte das Papier für das Arbeitszeugnis speziell für die jeweils verwendete Druckertechnologie veredelt sein.

• Das Arbeitszeugnis kann auf Recyclingpapier gedruckt werden, sofern dieses in seiner Papierqualität und im Weissegrad dem repräsentativen Charakter des Dokuments gerecht wird.

Gesetzliche Vorgaben für das Arbeitszeugnispapier

In mehreren Gerichtsurteilen wurde in den vergangenen Jahren die Form von Arbeitszeugnissen verfeinert, sodass es heute folgende Kriterien zu erfüllen hat:

• Sofern vorhanden, sollte das Arbeitszeugnis auf dem mit einem Briefkopf versehenen Geschäftspapier des Unternehmens gedruckt werden.

• Ist kein Geschäftspapier vorhanden, muss der Papierbogen für das Arbeitszeugnis mit einem ordentlichen Briefkopf versehen werden. Dieser enthält alle erforderlichen Unternehmensangaben wie vollständiger Unternehmensname, Adresse und Rechtsform des Unternehmens. Ein einfacher Firmenstempel reicht nicht aus.

• Leitende Angestellte, die aus dem Unternehmen ausscheiden, haben zudem Anspruch auf ein höherwertiges Papier für ihr Arbeitszeugnis. War daher der Mitarbeitende direkt dem Vorstand des Unternehmens unterstellt, dann muss für das Arbeitszeugnis der sogenannte Vorstandsbogen und nicht das übliche Geschäftspapier verwendet werden.

• Das Arbeitszeugnis muss in jedem Fall handschriftlich im Original unterschrieben sein.

• Das Arbeitszeugnis darf nicht die Adresse des ausscheidenden Mitarbeitenden enthalten.

• Das Papier des Arbeitszeugnisses darf nicht in gefaltetem Zustand übergeben werden.

• Das Papierformat für das Arbeitszeugnis ist nicht genau definiert. Üblich ist in den meisten Branchen jedoch das DIN A4 Format.